محتوای پیام ـ مطلب و موضوع پیام در هر زمینه ای که باشد در زمان ارتباط جاری می شود و در قالب محتوای پیام می باشد.

 

• ساختار پیام ـ در نحوه ارائه مطالب سازمان دهی و طبقه بندی پیام به تاثیر گذاری آن کمک می نماید مثلا با توجه به موضوع مطالب مهم ـ کم اهمیت و… یا با ذکر اولاً، ثانیا، ثالثا، توجه مخاطب بیشتر جلب می گردد.

 

• سبک پیام ـ محتوای پیام به هر صورت، به صورت شخصی، غیر شخصی، حاشیه ای، ساده، فلسفی، شاعرانه باشد، مفهوم و منظور پیام بهتر رد و بدل می گردد(امین شایان جهرمی و امینی، ۱۳۸۸).

مهارت و شایستگی مورد نیاز بر ایجاد پیام های با کیفیت
قطعا هر پیامی بنا به طبیعت و شرایط آن بر مخاطب تاثیر متفاوتی ایجاد می نماید. بنابراین پیام باید دارای کیفیت لازم باشد که عبارتند از:
الف) تمامیت، اعتبار و صحت پیام باید کامل و جامع باشد
ب) خود پیام باید حاوی اطلاعات مفید و مورد نیاز مخاطبین باشد پس پیام باید دارای محتوا باشد.
پ) پیام باید نتایج و گرایش مطلب در خود داشته باشد به عبارتی این مطلب از کجا شروع و به کجا ختم می شود.
ت) مهارت لازم در نحوه ارائه پیام و ظرافت خاص ارائه آن بسیار مهم است.
ث) نیازهای مخاطب توسط این پیام باید مطرح و در برگرفته باشد.
ج) در پیام و حتی در ارائه دهنده پیام آثار اعتماد به نفس و کنترل موجود باشد، متناسب بودن پیام یا جو حاکم و سادگی بر تاثیر آن می افزاید.
چ) هر پیامی باید شامل پنج اطلاعات باشد (چه زمانی ـ کجا ـ با چه شخصی ـ چرا ـ چه چیزی) (امین شایان جهرمی و امینی، ۱۳۸۸).
روابط انسان در سازمان
مدل ارتباط سازمانی عبارتند از افراد، طرز تلقی، احساسات، مهارت و ارتباطات که با توجه به این چند عامل کلیدی در ارتباطات سازمانی روابط فرد می باشد. بهره وری بالا افراد سازمان بستگی به ارتباط افراد سازمان دارد. ارتباط در بین افراد سازمانی در صورتی که مثبت باشد به شکوفایی سازمان می انجامد و در صورتی که منفی باشد به افول سازمان منجر می گردد. اگر به کلمه عمل کردن توجه گردد یکی از حروف به معنی روابط می باشد که حرف R اولی است.
کارل راجرز بیان می نماید که روابط درون شخصی موثر هنگامی اتفاق می افتد که شرایط زیر موجود باشد:

 

1. افراد ملاقات رو در رو داشته باشند.

 

1. ارتباط باید تمام سوء تفاهمات را از بین ببرد طرفین دقیقا منظور یکدیگر را بفهمند دو مسئله مهم که باید در ارتباط مورد توجه قرار داد این است که این طور نباشد که شنونده فکر کند تمام مطالب گوینده را می داند و توجهی به آن ننماید و گوینده هم فکر کند شنوندگان تمام مطالب ایراد شده را کاملا متوجه شده اند.

 

1. به گرمی یکدیگر را بپذیرند علیرغم تمام مسائل چه منفی و غیره…. (امین شایان جهرمی و امینی، ۱۳۸۸).

محیط ارتباطی
جیب [۹۱] اشاره می نماید که ارتباطات در صورتی مفید است که جو حمایتی حاکم باشد نه جو دفاعی برای بیان این دو جو ایشان چنین می نویسد:
جو حمایتی که در آن بهترین نوع و حالت برقراری ارتباطات حاکم است دارای خصوصات زیر است:
الف) توصیف و توضیح بدون قضاوت در مورد دیگران
ب) تمرکز به حل مسئله بنماییم نه فرد (مسئله مداری)
پ) صادق باشیم، بطور طبیعی مطالب مطرح شود. مطالب را راحت به جلو برانیم.
ت) در ارتباط سعی شود جانب عدالت و تساوی گرایی حفظ شود.
ث) شنونده ای خوب یا همدرد باشیم.
در جو دفاعی که به عدم ارتباط متناسب و سالم می انجامد خصوصیات زیر حاکم است:
الف) ارزیابی دیگران به عبارتی در صحنه در مورد دیگران قضاوت کردن
ب) دیگران را تحت تاثیر قرار دادن بدون این که شرایطی ایجاد کنیم که فکر کنند، به عبارتی استراتژیکی عمل کردن
پ) بی تفاوتی در ارتباط
ت) قاطعیت و یک دندگی در ابراز نمودن مطالب، هیچ وقت با اطمینان صد در صد مطالب ارائه نگردد جای فکر کردن به دیگران داده شود.
ث) احساس برتری نسبت به دیگران داشتن (امین شایان جهرمی و امینی، ۱۳۸۸).
واقعیت های ارتباطات
با توجه به فرایند مدل ارتباطات که در شکل زیر مشاهده می شود، باید بین ارسال کننده پیام سه واقعیت قابل درک باشد که بطور طبیعی نتایج خود به ارسال کننده منتقل بگردد تا ارتباطات کامل شود. بین هر مرحله از ارسال تا دریافت فیلترهایی وجود دارند که بر آنها فیلترهای ادراکی نام نهاده اند که در ارتباطات، این واقعیت براساس گفته جک می جر عبارتند از واقعیت های بیرونی که می تواند درکی از حدود مفاهیم بیرونی که می تواند درکی از حدود مفاهیم منتقل نماید که عبارتند از واقعیت هایی که تحت تاثیر حواس پنج گانه انسان متبلور می گردد. واقعیت های درونی که سهم بسیار زیادی در انتقال و فهم ارتباطات ایفا می نماید. این واقعیت همان تصورات، ادراکات، ملاحظات و چراها، تجارب و حساسیت ها و عشق هستند.. تمام این واقعیت ها عبارتند از واقعیت های توافقی که با عدم اطاعت از این واقعیت ها با تنبیه و توبیخ از طریق مقررات و قوانین اجتماعی رو به رو می گردیم (امین شایان جهرمی و امینی، ۱۳۸۸)
شکل (۱-۲)

 

yle="box-sizing: inherit; width: 1104px;" width="531">