کنترل ، ۲٫ ایجاد انگیزه، ۳٫ ابراز احساسات ۴٫ ارائه ؛ دریافت و مبادله اطلاعات

ارتباطات به چندین روش، رفتار اعضا را کنترل می کند. سازمانها، سلسله مراتب اختیارات و دستورالعملهای رسمی دارند که کارکنان و اعضا باید آنها را رعایت کنند.
ارتباطات از طریق روشن ساختن آنچه باید انجام شود، شیوه انجام کارها و طریق بهبود عملکردها باعث می شود در سازمان و اعضای آن ایجاد انگیزه شود. (رابینز، ۱۳۸۷؛۵۸۴-۵۸۲)
تعیین هدفهای خاص، بازخور نمودن نتایج عملیات و دادن گزارش در مورد میزان پیشرفت و تقویت رفتار مطلوب و مورد نظر موجب ایجاد انگیزه در ارتباطات می شود. (ساعتچی و همکاران،۱۳۸۷)
حتی در فواصل اندکی که مدیران تنها هستند ممکن است به واسطه ارتباطی، رشته افکارشان گسیخته گردد. برای مثال، در مطالعه ای از چگونگی ارتباط مدیران عالی و میانی، معلوم شد که آنان هر دو روز یک بار فقط نیم ساعت یا کمی بیشتر می توانستند بدون وقفه کار کنند. (هاشمی مطلق،مظفری،۱۳۸۹)
بنابراین می توان نتیجه گرفت که کار عمده مدیران انجام ارتباطات در اشکال گوناگون همچون نشستها، گوش دادن به گزارشها، دستور دادن، دستور گرفتن، گفتگو با همکاران و … ( به صورت رو در رو یا با تلفن) می باشد. مدارک و شواهد موجود نشان می دهد که بین ارتباطات موثر و میزان تولید یا بازدهی افراد رابطه ای مستقیم وجود دارد. بنابراین باید گفت ارتباط موثر برای مدیران به دلایل زیر مهم است:
الف) ارتباط، فرایندی است که وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل مدیریت توسط آن انجام می شود.
ب) ارتباط، فعالیتی است که مدیران جهت هماهنگ کردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره می گیرند. (مرتضوی،مهربان،۱۳۸۳)
ارتباطات نامناسب شکلگیری مسائل ناسازگار را تقویت می کند و تعارض را شکل می دهد.
(نصیری پور و همکاران،۱۳۸۸)
۲-۲-۵ انواع ارتباطات
می توان ارتباطات را به سه دسته تقسیم کرد :
ارتباط باخود
ارتباط با دیگران
ارتباط عمومی یا جمعی
۲-۲-۵-۱ ارتباط باخود: بر اساس این ارتباط ابتدا هریک از ما باخود ارتباط برقرار می سازیم و جریان تفهیم و تفاهم را در درون خود انجام می دهیم که یک ارتباط درونی است. ارتباط با خود در برگیرنده مشکلات درونی یا حل تعارضات درونی فرد بوده و بر برنامه ریزی برای آینده، عملکرد عاطفی و ارزیابی خود و دیگران و روابط میان خود و دیگران توجه دارد.
۲-۲-۵-۲ ارتباط با دیگران: این ارتباط به حل مسائل و مشکلات خود با دیگران، رفع تضادها و تعارضات، رد و بدل کردن اطلاعات، درک بهتر خود و رفع نیازهای اجتماعی، همانند نیاز تعلق به گروه و جمع و دوست داشتن و دوست داشته شدن توجه دارد.
۲-۲-۵-۳ ارتباط جمعی یا عمومی : ارتباط جمعی، نوعی از ارتباط است که بر اساس آن فرد با تعداد زیادی از انسان های دیگر ارتباط برقرار می کند. (هاشمی مطلق،مظفری،۱۳۸۹)
ارتباطات بین شخصی افراد متضمن فرایندی است که حداقل با ۴ فاکتور تبیین می شود:
الف: احساس در مورد خود
ب: احساس در مورد دیگری
ج: احساسات در مورد محتوای چیزی که باید مورد بحث قرار گیرد.
د: احساس در مورد موضوعی که مورد توجه قرار می گیرد. این چهار عامل به عنوان پرده های ادارکی به شکل زیر می تواند ترسیم گردد. (وردی نژاد،۱۳۸۵)
احساسات در باره
شکل۲-۷٫ ارتباطات بین شخصی
(وردی نژاد،۱۳۸۵)
پرده های ادراکی نه تنها تحت تاثیر متغیرهای موقعیتی و آنی است بلکه همچنین تحت تاثیر فرهنگ فردی سی