دولت الکترونیک و حکومت الکترونیک

حکومت الکترونیک ورای حوزه دولت الکترونیک است. درحالیکه دولت الکترونیک صرفاً به عنوان ارائه­ی خدمات و اطلاعات دولتی به عموم با استفاده از ابزارهای الکترونیکی تعریف و شناخته می‏شود، اما حکومت الکترونیک به شهروندان امکان مشارکت مستقیم و بی­واسطه در فعالیت های سیاسی را می­دهد که این امکان ورای دولت است و شامل دموکراسی الکترونیک، انتخابات الکترونیک ومشارکت آنلاین در فعالیت‏های سیاسی نیز می باشد. بنابراین مفهوم حکومت الکترونیک به طور گسترده عملکرد دولت، مشارکت شهروندان، احزاب و سازمان‏های سیاسی، و عملکرد مجلس و قوه قضائیه را نیز تحت پوشش قرار می‏دهد(جفری، ۲۰۰۳).

حکومت الکترونیک فقط ­مربوط به ‏ایمیل و وب سایت دولت نمی­شود،‏ فقط درباره ارائه خدمات از طریق اینترنت نیست، فقط به ­دسترسی دیجیتالی به اطلاعات دولت یا پرداخت­های الکترونیکی اطلاق نمی‏شود. بلکه حکومت الکترونیک باعث تغییرچگونگی و نحوه ارتباط شهروندان با دولت­ها می­شود به همان اندازه‏ای که نحوه ارتباط شهروندان ­با یکدیگر راتغییر می­دهد. حکومت الکترونیک به شهروندان اجازه می‏دهد تا با دولت ارتباط برقرارکنند، درسیاست‏گذاری­های دولت مشارکت کنند و شهروندان خود نیز با هم ارتباط برقرارکرده­ و در پروسه­های سیاسی دموکراتیک نیزمشارکت نمایند. در واقع درمعنای گسترده، حکومت الکترونیک  مفاهیم گسترده­تری نسبت به دولت الکترونیک دارد. درک معنای دولت الکترونیک نیز کمک می‏کند تا بتوان بین دو مفهوم دولت‏الکترونیک­ و حکومت‏الکترونیک­ تمییز قائل شد. دولت الکترونیک در واقع به ­استفاده آژانس­های دولتی از فناوری­های اطلاعات اطلاق می­شود فناوری‏هایی ازجمله شبکه‏های وب، اینترنت و ارتباطات ازطریق تلفن همراه که در واقع باعث تغییر نحوه روابط با شهروندان، مشاغل، و سایرقسمت‏های دولت می­شود(بلک‏هریس^[۱]، ۲۰۰۰).

۲-۲-۹- مدل مثلث ارتباطی بین دولت ،تجارت و شهروندان

فانگ (۲۰۰۲) با توجه به تعاریف ارائه شده برای دولت الکترونیک یک مدل مثلثی از ارتباط بین دولت، بخش تجارت و شهروندان به صورت ذیل ارائه کرده است:

1. جنبه تأکیدی دولت الکترونیک برمشارکت دولت الکترونیک است. پروسه‏ها و ساختارهایی که رابطه بین دولت مرکزی ودولت های محلی را تعریف می‏کند؛ پروسه‏ها و ساختارهایی که رابطه بین سازمان‏ها و بخش‏ها یا آژانس‏ها را تعریف می‏کند؛ پروسه‏ها و ساختارهایی که رابطه بین دولت وکارمندان را تعریف می‏کنند؛ پروسه‏ها و ساختارهایی که رابطه بین قوه‏ی مقننه و قوه‏ی مجریه را تعریف می‏کنند.
2. جنبه تأکیدی تجارت الکترونیک برمشارکت دولت الکترونیک است. پروسه­ها و ساختارهایی که رابطه بین دولت­ها و بازارها را تعریف می کنند؛ پروسه‏ها و ساختارهایی که رابطه بین دولت­ها و بخش خصوصی را تعریف می‏کنند.
3. جنبه تمرکز و تأکیدی شهروندان الکترونیک برمشارکت دولت الکترونیک است. پروسه‏ها و ساختارهایی که رابطه بین دولت­ها و شهروندان را تعریف می­کنند؛ پروسه ها و ساختارهایی که رابطه بین ارائه­ی خدمات دولتی و نیازهای شهروندان را تعریف می­کنند؛ و پروسه­ها و ساختارهایی که رابطه بین کشورها و سازمان های بین­المللی را تعریف می­کنند. شکل(۲-۱) نمایانگر رابطه بین دولت الکترونیک، تجارت‏الکترونیک و شهروندان‏الکترونیک در زمینه ظهورمفهوم “جامعه دانشی”جهانی سازی و حق حاکمیت می­باشد(فانگ، ۲۰۰۲).

شکل(۲-۱) مدل مثلث ارتباطی بین دولت الکترونیک ،تجارت شهروندان(فانگ ، ۲۰۰۲)

۲-۲-۱۰- گسترش دولت الکترونیک

همانند تغییرات مهیجی که درتجارت الکترونیک و مبادلات الکترونیک صورت گرفت، انقلاب دولت الکترونیک نیز پتاسیل شکل دهی مجدد بخش عمومی ودولتی و بازسازی رابطه بین شهروندان و دولت را دارد. در بررسی جهانی اداره سازمان ملل متحده آمریکایی استاندارد عمومی^[۲](۲۰۰۰)،یا پنج مقوله برای ارزیابی یک سنجش جهانی، پنج دسته و گروه برای سنجش میزان پیشرفت دولت الکترونیک دریک کشورشناسایی شده­اند. میزان پیشرفت دولت الکترونیک در یک کشور را می­توان براساس مقوله­های ذیل شناسایی کرد:

1. وجودیک وب نوظهور: یک کشور ممکن است یک و یا چند وب سایت رسمی دولتی و ملی داشته باشد که اطلاعات آماری را دراختیار کاربر قرار داده و این وب سایت­ها به عنوان ابراز روابط عمومی به کار می‏روند.
2. وجودشبکه ارتقاء یافته وب: همین‏طور که اطلاعات توسط کاربران که گزینه­های بیشتری برای دسترسی به اطلاعات دارند دینامیک و پویاتر می‏شوند، تعدادصفحات وب دولت نیز افزایش می‏یابد.
3. وجود شبکه وب تعاملی: تبادلات رسمی­تری بین یک کاربر و تأمین‏کننده خدمات دولتی رخ می‏دهد؛ به‏طور مثال فرم­ها را می‏توان دانلود کرد با نرم افزارهایی به­صورت آنلاین در دسترس قرار می­گیرند.
4. وجود شبکه وب تراکنشی: سرویس دستری آسان کاربران بوسیله­ی نیازهایشان با انجام آنلاین تراکنش­های رسمی مانند پرداخت مالیات؛ وهزینه ثبت ، اولویت بندی می‏شود.
5. وجود شبکه وب کاملا مجتمع: ادغام و یکپارچگی کامل همه‏ی خدمات الکترونیکی دولت از طریق یک پرتال خرید تک استاپ(اداره سازمان ملل متحده آمریکایی استاندارد عمومی، ۲۰۰۰).

شکل(۲-۲)تصویریک سیستم نموداری گسترده برای مدل های دولت الکترونیک(فانگ، ۲۰۰۲)

۲-۲-۱۱- مشخصه ها و ویژگی های انواع دولت الکترونیک

جدول(۲-۱) ویژگی انواع دولت الکترونیک (فانگ، ۲۰۰۲)

۲-۲-۱۲- خلاصه ای از ابتکارات جهانی دولت الکترونیک

برای دولت­های الکترونیک در سرتاسرجهان، انقلاب دیجیتالی فرصت­های جدید و بی­سابقه­ای برای ارتقاء مجازی همه‏ی انواع و روش­های ارائه‏ی خدمات عمومی پیشنهاد می‏دهد. ازاروپا تا آسیا تا آمریکای جنوبی و حتی تاآفریقا، کشورها از روش جدیدتری برای تجارت و دادوستد با شهروندانشان استفاده می‏کنند و استفاده از اینترنت در سرتاسرجهان به یک صنعت رو به رشد جهت ارائه اطلاعات و خدمات دولتی تبدیل شده است(فانگ ، ۲۰۰۲).

جدول(۲-۲) خلاصه ای از ابتکارات جهانی دولت الکترونیک(فانگ ، ۲۰۰۲).

[۱]– Blake Harris,

[۲]-United Nations- American Standard Public Administration) Un/Aspa(

برای دانلود متن کامل اینجا کلیک کنید

چهارچوب نظری تحقیق:

چهارچوب نظری تحقیق بنیان و اساسی است که تمام پژوهش ها برآن استوار است. این چهارچوب شبکه ای است منطقی، توصیفی بر روابط وجود میان متغیرهایی که در پی فرایندهایی چون مصاحبه ، مشاهده، و بررسی پیشینه شناسایی شده اند (سکاران،۱۳۸۵).

برای پاسخ به این سوال، از مدلی که نشات گرفته از توقعات مشتریان و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری است، کمک گرفته شده است  (شکل ۱-۱). در مدل فوق خدمات اتوماسیون (شامل ابعاد: راحتی، مدیریت صف، شخصی سازی، پاسخگویی، ایمنی) متغیر مستقل و رضایت مشتریان متغیر وابسته می باشند.

شکل ۱-۲ مدل نظری تحقیق

منبع : برگرفته از مدل الحواری (۲۰۱۱)

۱-۶) فرضیه‌ها :

فرضیه های تحقیق حاضر به صورت زیر می باشد:

فرضیه ۱ : راحتی بوجود آمده بوسیله اتوماسیون اداری در سازمان تامین اجتماعی بر رضایت مشتریان موثر است.

فرضیه ۲ : مدیریت صف بوجود آمده بوسیله اتوماسیون اداری در سازمان تامین اجتماعی بر رضایت مشتریان شده اس موثر است.

فرضیه ۳ : شخصی سازی بوجود آمده بوسیله اتوماسیون اداری در سازمان تامین اجتماعی بر رضایت مشتریان موثر است.

فرضیه ۴ : پاسخگویی بوجود آمده بوسیله اتوماسیون اداری در سازمان تامین اجتماعی بر رضایت مشتریان موثر است.

فرضیه ۵ : ایمنی بوجود آمده بوسیله اتوماسیون اداری در سازمان تامین اجتماعی بر رضایت مشتریان موثر است.

۱-۷) تعریف مفهومی  و عملیاتی متغیرها (روش اندازه گیری متغیرها):

تعاریف مفهومی متغیرهای تحقیق در زیرآمده است:

• اتوماسیون اداری: بر این مسئله دلالت دارد که سازمان اداری و در نتیجه ساختار سازمانی را می توان با استفاده از تکنولوژی های موجود و با توجه به اهداف و وظایف مربوط به آن و نیز تواناییهای نیروی انسانی مورد نیاز آن مورد بازنگری قرار داد (رهنورد، ۱۳۸۱؛ ۷۴). مولفه های اتوماسیون اداری نیز به صورت زیرند (Al-Hawari, 2011):

• راحتی: به دسترس بودن خدمات مختلف، درستی انجام کار و زمان انجام عملیات اشاره دارد.
• مدیریت صف: به زمان مورد نیاز جهت دریافت خدمات اشاره دارد.
• شخصی سازی:  به میزان خدمات تخصصی برای رفع نیاز مشتریان اشاره دارد.
• پاسخگویی: اشاره به توانایی خدمات اتوماتیک در پاسخ به مشکلات و سوالات مشتریان دارد.
• ایمنی: اشاره به توانایی خدمات اتوماتیک در ایجاد محیطی ایمن است که مشتریان از آن خدمت دریافت می کنند.  

• رضایت مشتری: رضایت مندی مشتری احساس یا نگرش یک مشتری نسبت به یک محصول یا خدمت بعد از استفاده از آن است (Jamal & Naser, 2003).

در جدول ۱-۱ و ۱-۲ به ترتیب تعاریف عملیاتی متغیرهای تحقیق آورده شده است.

جدول ۱-۱) تعریف عملیاتی  متغیر خدمات اتوماسیون

جدول ۱-۲) تعریف عملیاتی  متغیر رضایت مشتریان

۱-۸) قلمرو تحقیق:

قلمرو موضوعی: قلمرو موضوعی تحقیق فوق مربوط به حوزه کیفیت ارائه خدمات است که در آن به اثر اتوماسیون بر رضایت مشتریان پرداخته می شود.

قلمرو مکانی: این تحقیق در سازمان تامین اجتماعی استان گیلان انجام شد.

قلمرو زمانی: قلمرو زمانی تحقیق فوق مربوط به نیم سال تحصیلی ۱۳۹۳-۹۴ می باشد.

برای دانلود متن کامل اینجا کلیک کنید

اتوماسیون اداری

یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است ( ۲۰۰۱Green, ). در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم.

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود ( ۲۰۰۵ ، Zwass).

اتوماسیون عبارت است از : «تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : ۱- مکاترونیک ۲- کامپیوتر  و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته  می شود».

اتوماسیون بطور مرسوم به دو دسته اساسی تقسیم می شود:

1. اتوماسیون کارخانه‌ای
2. اتوماسیون خدمات

از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم می شود:

۱- اتوماسیون ثابت، ۲- اتوماسیون برنامه پذیر و۳- اتوماسیون منعطف

اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد «کارایی حداکثر» قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست. اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند.(Kumar, 2002) .

اتوماسیون برنامه پذیر: حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها درطراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود.

اتوماسیون منعطف: حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند  تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود. به همین ترتیب در انوماسیون منعطف  امکان زمانبدی منعطف‌تر برنامه های تولید و ارائه خدمات ، به تناسب برنامه ریزی‌های رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002)

اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرایند های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی  ناقض اهمیت بالای بکر گیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرایند های مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر آغازی برای باز  تعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار های ارزیابی آن باشند .( infoemation society commission, 2003  ).

۲-۱-۱ مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد (پارکینسون، و رستوم جی، ۱۳۸۶، ص ۴۳). به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شود.

مزایای مستقیم

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛

ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود (پارکینسون، و رستوم جی، ۱۳۸۶، ص ۴۳).

مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد ؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛

ه ) رقایت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها (پارکینسون، و رستوم جی، ۱۳۸۶، ص ۴۳).

 معایب سیستم اتوماسیون اداری

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ،  نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب (پارکینسون، و رستوم جی، ۱۳۸۶، ص ۴۳).

برای دانلود متن کامل اینجا کلیک کنید

 انواع کاربرد ها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری :

از دیدگاههای متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از انها می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

• در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .
• در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشور های بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف )
• در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور (صرفی زاده ، ص ۲۴۱:۱۳۸۰).

۲-۱-۲ ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با یان حال ، ناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم ( مک لوید،۱۳۸۷، ص ۱۲۳).

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند . وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود ( همان منبع،۱۳۸۷، ص ۱۲۳).

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکی روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند ( همان منبع،۱۳۸۷، ص ۱۲۴).

۲-۱-۳ بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار۱  وجود دارد که  افراد می توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با استفاده از این سیستم می تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با استفاده از این سیستم کار های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است  ( دفت ، ۱۳۹۰ ) .

سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .

برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند ( ۲۰۰۱Green, ).

۱ Workflow   automation

برای دانلود متن کامل اینجا کلیک کنید