– شکل ساختار بوروکراتیک :
ساختار سازمانی دارای شکل های گوناگونی است . در این زمینه به ادبیات کلاسیک توجه می کنیم . اساس و پایه کارهایی که بر روی ساختار انجام شده است براساس کارهای وبر (۱۹۴۷) قرار دارد . لذا ما در اینجا به بررسی ساختار سازمانی بوروکراتیک اشاره ای خواهیم کرد :
بهترین توصیف از ساختار سازمانی مکانیک ، توسط وبر به عمل آمده است و متأسفانه ، واژه ی بوروکراسی با نوعی از احساسات منفی همراه بوده و بسیاری از مردم بوروکراسی را به معنای عدم کارایی و کاغذ بازی و تشریفات اداری می دانند ، در صورتی که هیچ یک از این تعابیر معنای اصیل این واژه نیست . به نظر وبر بوروکراسی یک مفهوم اجتماعی بوده که اشاره به اجتماع عقلایی از فعالیت های سازمان یافته دارد.
وبر در تلاش برای ایجاد تئوری خود عقیده داشت سه نوع اختیار وجود دارد.
- فرهمند ، (کاریزماتیک) یعنی ظهور یک رهبر خارق العاده
- سنت ، مانند اختیار رئیس قبیله
- اختیار عقلایی/ قانونی کارآترین شکل اختیار است و به همین دلیل مبنای اصلی بوروکراسی را تشکیل می دهدو توصیف وبر از بوروکراسی ، به عنوان یک توصیف از شکل ایده آل ساختار سازمانی مورد توجه است . کارایی و عقلایی بودن خواص عمده شکل ایده آل بوروکراسی بنابراین هر سازمان وسیعی که به منظور انجام امور اداری از طریق تنظیم و هماهنگی وظایف افراد کثیری طراحی گردد ، بوروکراسی نام دارد .
طبق نظریه وبر ، شش اصل برای سیستم های بوروکراسی ، ارائه شده است :
- اصل ثابت بودن و رسمی بودن دامنه اختیار که عمومأ بوسیله مقررات ، به عبارت دیگر بوسیله قوانین یا دستورالعملهای اداری مقرر می شوند.
- اصل سلسله مراتب اداری و درجه بندی سطوح اختیار ، یعنی ایجاد سیستم بالا دست – زیردست که در آن ، ادارات بالاتر بر ادارات پائین تر نظارت می کنند.
- مدیریت مبتنی بر اسناد مکتوب (بایگانی ) که به عنوان سابقه بایگانی می شوند ، می باشد. مجموعه ی مقامات اداری و پرونده ها ، تشکیل یک دفتر یا اداره را میدهند و … . به طور کلی بوروکراسی فعالیت های رسمی را به عنوان اقداماتی شاخص و برجسته از قلمرو زندگی خصوصی جدا می کند .
- عملیات از طریق سیستم منسجم، متشکل از قواعد صریح و مطلق ، همراه با دستورالعمل های مربوط به موارد کاربرد این قوانین کنترل می شوند . سیستم قواعد و استانداردها به منظور کسب اطمینان از یکسانی و هم نواختی انجام هر وظیفه ، بدون توجه به تعداد مسئولین و با ایجاد هماهنگی میان وظایف گوناگون طراحی می شوند .
- اشتغال در سازمان های بوروکراتیک بر اساس صلاحیت فنی انجام می پذیرد و در برابر اخراج خودسرانه مورد حمایت قرار می گیرد و از سوی دیگر اشتغال خود ، حرفه ای ایجاد می نماید و موجب به وجود آمدن یک سیستم ترفیع براساس ارشدیت یا پیشرفت و یا هر دو با هم می شود .
- سازمان های اداری از نوع بوروکراتیک محض (ناب) قابلیت حصول به بالاترین میزان کارایی را دارا می باشند .
ازنظر وبر نتیجه ای که از ویژگی های گوناگون بوروکراسی انتظار می رود همان برتری اداری می باشد.(اون هیوز ، ۱۳۷۷،۴۲-۴۱)
در بوروکراسی ، فعالیت کارآمد هر کارمند ، مستلزم دارا بودن مهارتهای لازم و کاربر خردمندانه و فعالانه این مهارتها است اما از سوی دیگر برای اینکه یک سازمان به طور کارآمد عمل نماید به چیری بیش از این نیازمند است : هریک از اعضاء سازمان باید برای انجام وظایف خویش دارای تخصص و مهارت باشند و این خود هدف ایجاد تخصص و اشتغال بر اساس صلاحیت های فنی به شمار می رود و غالبأ به وسیله ی آزمون های عینی تعیین می شود . اما از سوء گیری های تخصصی ، متخصصین را نیز از اتخاذ تصمیم های خردامندانه باز می دارد و از این روست که در سازمان بوروکراتیک تأکید بر بی طرفی به معنای حذف سوء گیری ها می باشند . نکته حائز اهمیت در زمینه مدل بوروکراسی این است که وبر بوروکراسی را تحت عنوان نوع مطلوب سازمان مورد بررسی قرار می دهد . نوع مطلوب بیانگر همه بوروکراسی های مطلوب نمی باشد بلکه این نوع ناب و خالص ، حاصل تجرید غالب جنبه های بوروکراتیک سازمانها ، شناخته شده است و از آنجایی که بوروکراتیزه شدن امور هرگز به طور کامل تحقق نمی پذیرد بنابراین هیچ سازمان تجربی با این ساخت علمی که از طریق ادراک حاصل شده است دقیقأ منطبق نمی باشد .(بیان ، ۱۳۷۲،۴۰۳) در ادامه بحث نارسائی ها و مشکلات بوروکراسی اشاره می گردد:
وبر بورورکراسی را به شکل آرمانی اداره امور می دانست ولی در عمل این شکل آرمانی سبب رکود ، فقدان نوآوری ، تشریفات زائد ، پرورش انسانهای متوسط و نهایتأ عدم کارایی که مشخصه بخش دولتی است گردید .
نظریه بوروکراسی وبر دارای دو مشکل ویژه بود :
اول آنکه رابطه بین بوروکراسی و دموکراسی دچار تعارض اجتناب ناپذیر گردیده بود . که این امر ناشی از عقلایی بودن ، پنهان کاری و خشکی سلسله مراتب رسمی نهفته در ذات بوروکراسی است .
دوم آنکه برتری فنی که وبر برای بوروکراسی قایل بود و آن را بالاتر از کلیه فرآیندهای سازمانی می دانست ، امروزه با تردید مواجه است و مورد تأیید صاحب نظران نمی باشد .( اون هیوز ، ۱۳۷۷،۶۴-۶۰)
در سازمان بوروکراسی بندرت کار معنی داری صورت می پذیرد . عملکرد سازمان مثل یک صفحه شکسته گرامافون است ، یک جمله را بارها تکرار می کنند ، سمت گیری برای کسب نتیجه وجود ندارد . انگیزه برای تغییر و کارگروهی وجود ندارد . مکاتبه و مکتوب نمودن نامه در سازمان بوروکراسی یعنی هدر دادن وقت و هزینه ها سازمان بوروکراسی در هم ریخته و بی نظم است . هیچکس اطلاع کاملی از آنچه باید انجام شود ، ندارد . هر کس به بخش کوچکی از اطلاعات مورد نیاز دسترسی دارد و ایت ارباب رجوع است که موظف است این اطلاعات پراکنده را کنار هم بچیند.
بوروکراسی های که انجام تغییر در آن ها مشکل است ، ممکن اسن از مرکز پوسیده بوده و در مرکز ورشکستگی قرار داشته باشند . هر تغییر ناگهانی آنها را به باد فنا می دهد . بوروکراسی های که مجبور به تجدید سازمان می گردند در اغلب موارد در تلاش انجام این امر نابود می شوند. یک کامپیوتر جدید ممکن است یک سیستم بوروکراسی را به پیچ و تاب اندازد .(ایساک دیزس ، ۱۳۸۱،۹۰-۸۶)
مرتن (۱۹۴۰) توجه خود را به سوی نارسایی یادگیری سازمانی معطوف می سازد . به نظر این محقق اعضای سازمان واکنش به موقعیت هایی که در آنها پاسخ به شرایط مشابه مناسب به نظر می رسد هر چند متضمن عواقبی نامطلوب و ناخواسته برای سازمان باشد ، تعمیم می دهند . در اینجا منظور از شخصیت ادامه نسبتأ پایداری میان برخی محرکها و و اکنشهای مکرر مشخص نسبت به آنهاست.
مرتن معتقد است رأس سازمان در صدد قابل اطمینان ساختن رفتارها و تحت کنترل درآوردن و تحت کنترل درآوردن و تحت کنترل نگه داشتن سازمان هستند که عواقبی را به شرح زیر به دنبال می آورد :
- کاهش روابط شخصی میان اعضای سازمان
- افزایش جذب مقررات توسط اعضا و حاکم شدن روابط خشک و بی روح میان آنان
- کاهش جستجوگری برای یافتن راه کارهای مؤثر
عوامل سه گانه موجب سلب انعطاف رفتارهای طبیعی آدمها می شوند .(رحمان سرشت ، ۱۳۷۷،۷۸-۷۲)
